In linea generale il datore di lavoro viene a conoscenza di molteplici informazioni riguardanti il lavoratore, come ad esempio il luogo e la data di nascita, l’indirizzo di residenza, eventuali inidoneità lavorative, ecc. restando sempre obbligato a informarli in maniera completa per iscritto (ai sensi del GDPR 2016/679 artt. 13 e 88) rispetto al loro utilizzo.
In molte occasioni, soprattutto in caso di particolari situazioni di ricambio generazionale aziendale, è un dubbio comune se il datore di lavoro possa chiedere la copia dell’estratto conto contributivo ai propri dipendenti.
Secondo una attenta lettura del GDPR, all’art. 9, par. 2, lett. B sembrerebbe che la richiesta sia legittima solo nel caso in cui la finalità della richiesta sia connessa alla necessità di programmare i flussi di personale in ingresso, anche in relazione a eventuali pensionamenti.
Il parere del Garante della Protezione dei dati personali
Nel provvedimento n. 146 del 05 giugno 2019 (punto 1.3), l’Autorità Garante della Protezione dei dati personali ha precisato che il trattamento delle categorie particolari di dati personali dei dipendenti può essere effettuato solo se necessario (art.9, par. 2 Regolamento UE 2016/679):
a) per adempiere o per esigere l’adempimento di specifici obblighi o per eseguire specifici compiti previsti dalla normativa dell’Unione europea, da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali, ai sensi del diritto interno, in particolare ai fini dell’instaurazione, gestione ed estinzione del rapporto di lavoro (art. 88 del Regolamento UE 2016/679), nonché del riconoscimento di agevolazioni ovvero dell’erogazione di contributi, dell’applicazione della normativa in materia di previdenza ed assistenza anche integrativa, o in materia di igiene e sicurezza del lavoro, nonché in materia fiscale e sindacale;
b) anche fuori dei casi di cui alla lettera a), in conformità alla legge e per scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta della contabilità o della corresponsione di stipendi, assegni, premi, altri emolumenti, liberalità o benefici accessori;
c) per perseguire finalità di salvaguardia della vita o dell’incolumità fisica del lavoratore o di un terzo;
d) per far valere o difendere un diritto, anche da parte di un terzo, in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione, nei casi previsti dalle leggi, dalla normativa dell’Unione europea, dai regolamenti o dai contratti collettivi, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento; il trattamento di dati personali effettuato per finalità di tutela dei propri diritti in giudizio deve riferirsi a contenziosi in atto o a situazioni precontenziose; resta salvo quanto stabilito dall’art. 60 del Codice;
e) per adempiere ad obblighi derivanti da contratti di assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla responsabilità del datore di lavoro in materia di salute e sicurezza del lavoro e di malattie professionali o per i danni cagionati a terzi nell’esercizio dell’attività lavorativa o professionale;
f) per garantire le pari opportunità nel lavoro;
g) per perseguire scopi determinati e legittimi individuati dagli statuti di associazioni, organizzazioni, federazioni o confederazioni rappresentative di categorie di datori di lavoro o dai contratti collettivi, in materia di assistenza sindacale ai datori di lavoro.
